Deshalb entkommen Sie der Cloud nicht.

Private Cloud-Dienste boomen auch im Business - auf Kosten der Sicherheit.

 

Von Stefan Schmid | 01.03.2017

 

Zugegeben, der Titel klingt bedrohlich. Aber die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Ihre Mitarbeiter bereits mit der Cloud arbeiten, auch wenn die IT ganz andere Pläne verfolgt. Der Grund: Private Cloud-Dienste boomen geradezu im Business. Das Problem: Die Sicherheit. Deshalb kann es sich kein Unternehmen leisten, die Cloud aussen vor zu lassen. Agieren ist besser als reagieren.

Sie kennen das Szenario: Sie möchten 25 Megabyte grosse Unterlagen verschicken. Geht nicht, das Mailprogramm beim Empfänger lässt dies nicht zu. Die weltbekannte Lösung: Dropbox. Die Cloud-Lösung ist supereinfach, schnell und deshalb im Business weit verbreitet. Aber die interne Firmen-Policy sagt klip und klar, dass nur Applikationen aus dem Netzwerk verwendet werden dürfen.

 

Die Praxis sieht meist anders aus. Es gibt zahlreiche andere Beispiele von Apps aus dem privaten Umfeld, die im Business längst Einzug gefunden haben: OneDrive von Microsoft, Evernote für Notizen, zahlreiche Apps von Google, oder sogar Facebook oder Doodle. Der Grund ist klar: Die Mitarbeiter kennen die Tools aus der privaten Verwendung in- und auswendig, der Account ist ja bereits vorhanden. Zudem können Sie auch zu Hause auf den eigenen Geräten arbeiten.

Sicherheitsbedenken? Mitnichten, dass die heiklen Daten über den halben Erdball verteilt liegen und mit mobilen Geräten in den Ausgang mitgenommen werden, daran denken die Mitarbeiter leider nicht.

Sicherheit geht vor

 

Die Sicherheit der Unternehmensdaten kann businesskritisch sein. Aber was tun? Das Sperren der Applikationen kann helfen, aber ein findiger Mitarbeiter wird bestimmt bald ein neues App mitbringen oder einfach mit dem eigenen Handy über das firmeninterne W-LAN arbeiten. Cloud-Dienste können deshalb nicht einfach ignoriert werden, auch wenn die IT-Strategie etwas anderes behauptet.

 

Was bedeutet das für Unternehmen und die Sicherheit? Dass an Cloud Services kein Weg vorbei führt. Das Ziel muss sein, den Mitarbeitern die effizientesten Werkzeuge zur Verfügung zu stellen und die Kontrolle über das System zu erlangen, damit Eigeninitiative gar nicht erst aufkommt. Die Lösung dazu liegt im Cloud Computing.

 

Die Cloud-Palette reicht von einzelnen Services wie File Sharing, Backup oder Device Management, bis hin zum Betrieb der gesamten IT-Infrastruktur im Datacenter eines Cloud Providers. Der Trend geht deutlich in Richtung mehr Outsourcing: Immer mehr Unternehmen lagern immer mehr Dienste in professionelle Hände aus. Sie müssen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren um in der immer anspruchsvoller werdenden Wirtschaft bestehen zu können. Und sorgen so ganz nebenbei für erhöhte Sicherheit und gleichsam zufriedene Mitarbeiter.

Dropbox funktioniert auch in der Cloud

 

Zurück zum Dropbox-Beispiel: Die App, da äusserst effizient und beliebt, sollen die Mitarbeiter weiterhin verwendet dürfen, muss aber von der IT-Abteilung kontrolliert werden. Das bedeutet in der Praxis: Der Zugriff erfolgt mit Zugangsdaten zweifach gesichert über die Cloud.
Die Mitarbeiter müssen sich für die Verwendung von Geschäftsdateien auf jedem Gerät einloggen und verwenden einen kontrollierten Account. Unternehmensdaten können die sichere Cloud gar nicht erst verlassen, sondern bleiben im Besitz des Unternehmens. Vermischung von Business und Privat ist so nicht möglich.

 

Das funktioniert natürlich auch mit anderen Apps. Cloud Services sorgen für die zentrale Verwaltung der Apps auf allen Endgeräten wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone. Gut aufgestellte Cloud-Dienstleister führen sogar ähnliche Sharefile Tools wie Dropbox im Angebot. Der Vorteil: Die Daten liegen in der Schweiz in der eigenen Cloud und nicht auf einem Server ausser Land.

Vom Kopfzerbrechen zum guten Gefühl

 

Wer der Cloud kritisch gegenübersteht, muss nicht auf einen Schlag die eigene Infrastruktur aufgegeben. Das Management kann sich schrittweise an die Cloud herantasten. Die Vorstellung, dass die Daten nicht mehr auf dem eigenen Server liegen, sondern irgendwo da draussen, bereitet der Geschäftsleitung anfänglich häufig noch Kopfzerbrechen (auch wenn das Datacenter nur wenige Kilometer entfernt in der Schweiz steht). Aber wenn das Unternehmen zum Beispiel in einem ersten Schritt das Backup auslagert, kann sich das Management an die Cloud gewöhnen und Vertrauen in die Technologie aufbauen. Die Vorteile sind erlebbar, ein gutes Gefühl kommt auf.

 

Dann folgt die Einsicht, dass der eigene Server und das Backup vielleicht doch nicht 100% sicher waren. Was wäre bei einem Feuer passiert, was bei Hochwasser? Sollte dem Unternehmen etwas zustossen und die Büros müssen für ein paar Tage dichtmachen, kann das fürs Geschäft verheerende Folgen haben. Nicht so bei sämtlichen Diensten, die aus der Cloud bezogen werden: Auf diese Daten oder Apps kann von überall her zugegriffen werden. Alles was es dazu braucht ist ein Endgerät wie ein PC, Laptop oder Tablet und Internetzugang. Wie gesagt: Der Einstieg in die Cloud kann schrittweise erfolgen, zum Beispiel über einzelne Services.

Endlich eine produktive IT-Abteilung

 

Zahlreiche Cloud Services erleichtern die Arbeit der IT-Abteilung und geben Zeitressourcen frei. Die IT kann sich der Entwicklung von Business-relevanten Aufgaben widmen, Innovationen vorantreiben und hat mehr Zeit für die IT-Strategie. Sie kann endlich produktiv arbeiten und muss nicht ständig Störungen beheben und Support leisten. Täglich das Tape wechseln und im Safe einschliessen? Das war gestern, mit Cloud Services können zahlreiche Prozesse automatisiert werden.

Budget auf den Franken genau

 

Wissen Sie, wie viel Ihre IT heute kostet? Falls ja, wissen Sie, wie viel Ihre IT morgen kostet? Was, wenn die Hardware ausfällt? Abgesehen von unzufriedenen Mitarbeitern entstehen auch Kosten, die Sie im Budget nur als Sicherheits-Reserve aufgeführt haben. Es ist ausgesprochen schwer, ein Budget für eine ganze IT-Infrastruktur aufzustellen – und vor allem – einzuhalten.

 

Die Cloud bringt auch in Bezug auf die Kosten Vorteile mit sich: Sie bietet durch bedarfsabhängige Preise Kostentransparenz. Das Budget für das neue Jahr, das der IT-Leiter neuerdings mit Überzeugung präsentiert, wird eingehalten. Denn Support, Investitionen in neue Infrastruktur, Betrieb und Wartung, all das entfällt.

 

Der Cloud-Dienstleister sorgt dafür, dass der Dienst zur Verfügung steht, alles andere muss Sie nicht mehr interessieren. Was zählt, ist die Nutzung, im Idealfall pro Mitarbeiter. Die Kosten sind deshalb auf den Franken genau budgetierbar.

Die Vorteile von Cloud-Diensten.

  • Volle Konzentration aufs Kerngeschäft
  • Maximale Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der IT
  • Nahtlose Skalierbarkeit (trägt Firmenwachstum und struktureller Veränderung Rechnung)
  • Schnelle Einbindung weiterer Standorte, Nutzer und Geräte
  • Kundenportal zum einfachen Erfassen und Verwalten von Benutzern
  • Sichere Zugriff auf Daten und Applikationen von überall her
  • Maximale Kostentransparenz und Kostenwahrheit, keine Investitionszyklen, klar limitierte Gesamtbetriebskosten pro Benutzer und Monat
  • Weder Betreuung noch Supportaufwände nötig
  • Der Zugriff auf Applikationen und Daten ist geschützt und erfolgt via verschlüsselter Verbindung


Führt man sich die Vorteile vor Augen, wird klar, warum es schwer ist, der Cloud zu entkommen. Wie in vielen Bereichen werden neue Technologien zuerst im Privaten genutzt und dann in der Businesswelt adaptiert. Das war mit Social Media oder den Tablets so. Und ist mit der Cloud genau so, mit dem kleinen Nachteil, dass die Dienste leider häufig ohne Einverständnis oder Wissen der IT und ohne Strategie genutzt werden.

 

Paradoxerweise bietet genau die Cloud die Lösung für die unerlaubte Nutzung von privaten Cloud-Diensten. Ein erfahrener Cloud Provider kann die Anforderungen, die Ihre Mitarbeiter aus dem Privatleben mitbringen und gewöhnt sind, erfüllen.

Egal, wie sich an die Cloud heranwagen - ob in einzelnen, kleinen Schritten oder ob Sie gleich den grossen Schritt in Cloud-Umgebung machen - denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter vielleicht bereits mit der Cloud arbeiten. Denn der Cloud entkommt man nicht.

Stefan Schmid

Der Autor und Cloud-Experte

 

Stefan Schmid gehört seit 19 Jahren zur Bechtle-Familie und ist zuständig für die Planung und Integration von individuellen Client Server Lösungen. Als Kundenberater sieht er seine persönliche Mission darin, Kunden nicht nur zufrieden, sondern glücklich zu machen. In seiner Freizeit kultiviert er Beeren und Reben – 15 verschiedene um es genau zu nehmen.

 

Stefan Schmid

Cloud Sales